Kültür ve Turizm Bakanlığı Arşiv Yönetmeliğinin Yürürlükten Kaldırılmasına Dair Yönetmelik
(Bu mevzuat sayfaları Kültür ve Turizm Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından derlenmekte ve güncellenmektedir.)
Kültür ve Turizm Bakanlığından:
Resmi Gazete Tarihi: 04/05/2005 Resmi Gazete Sayısı: 25805
MADDE 1 — 11/7/2004 tarihli ve 25519 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kültür ve Turizm Bakanlığı Arşiv Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 2 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 3 — Bu Yönetmelik hükümlerini Kültür ve Turizm Bakanı yürütür.
YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN YÖNETMELİK:
T.C
KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI
ARŞİV YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ KISIM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tarifler
Amaç
Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Kültür ve Turizm Bakanlığı merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı birimlerinin elinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesi, herhangi bir nedenle kayba uğramaması, gerekli şartlar altında korunmalarının sağlanması ve milli menfaatlere uygun olarak Bakanlığın, Devletin gerçek ve tüzel kişilerin, ilmin hizmetinde değerlendirilmesi ile muhafazasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına ait usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2- Bu Yönetmelik, Kültür ve Turizm Bakanlığı Merkez, Taşra ve yurt dışı Teşkilatını kapsar.
Hukuki Dayanak
Madde 3- Bu Yönetmelik, 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun ile Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğin 45 inci maddesine göre hazırlanmıştır.
Tarifler
Madde 4- Bu Yönetmelikte geçen; Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15 yıl seçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Kültür ve Turizm Bakanlığının Merkez, Taşra ve yurt dışı Teşkilatının faaliyetleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal,kültürel,hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletler arası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini,ilmi,edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi konuyu aydınlatmaya , düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,
Arşivlik malzeme : Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden 101 yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Bakanlığın gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası, kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası anlaşmalar, her türlü soruşturma ve dava dosyaları ile maaş bordroları gibi belgeleri,
Birim arşivi : Birimlerin faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan, günlük iş akımı içinde aktif bir şekilde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre içinde saklandığı arşiv birimlerini,
Kurum arşivi : Bakanlık Merkez Teşkilatı içerisinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine göre daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,
Bakanlık : Kültür ve Turizm Bakanlığını,
Taşra Teşkilatı : İl Kültür ve Turizm Müdürlüklerini
ifade eder .
İKİNCİ KISIM
Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve
Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma
Koruma Yükümlülüğü
Madde 5- Bakanlık Merkez , Taşra ve yurt dışı teşkilatı birimleri ellerinde bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü, zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.
Bakanlık, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;
a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,
b) Yangına karşı yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,
c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle rutubetin % 50- % 60 arasında tutulmasından,
d) Fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,
e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,
f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,
g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından,
sorumludur.
Birim ve Kurum Arşivi
Madde 6-Bakanlık, Merkez Taşra ve yurt dışı teşkilatında belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri” daha uzun bir süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzemenin muhafazası için de “Kurum Arşivi”ni oluşturur.
Arşivlik Malzemenin Saklanma Süresi
Madde 7-Bakanlık birim arşivlerinde arşivlik malzeme 1-5 yıl süre ile, Kurum arşivinde ise arşiv malzemesi 10-14 yıl süre ile saklanır.
Arşiv Malzemesinin Gizliliği
Madde 8-Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi arşivlere geçtikten sonra da gizli kalır. Bu özelliğini kaybeden arşiv malzemesinin gizlilik derecesi ilgili birimin görüşü aldıktan sonra Bakanlıkça kaldırılabilir.
Arşivlerden Yararlanma
Madde 9-Bakanlığın birim ve kurum arşivinde bulunan arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle arşivlerden dışarıya verilmez.
Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
Yararlanma Usul ve Esasları
Madde 10-Bakanlık elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda 31.01.2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile tespit edilen Esaslar uygulanır.
ÜÇÜNCÜ KISIM
Birim Arşivi İşlemleri
Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması
Madde 11-Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki aya ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.
Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;
a) Birimi,
b) İşlem yılı, (teşekkül ettiği yıl),
c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır.Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır.
Ancak, istisnai bir kaide olarak , sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum sicil numarasına ilaveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır.
İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan Bakanlık evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “GİZLİ” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.
Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça bu hüviyetini muhafaza eder.
Gizliliği kaldırılan malzemeye “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.
Uygunluk Kontrolü
Madde 12-Ayırım sonucu işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir.Bu kontrolde;
a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına ,
b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defterleri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek sureti ile birleştirilip birleştirilmediğine,
c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,
d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,
e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,
f)Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanılmadığına,
g)Defterlerle, ciltlenmiş, veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,
h)İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy cilt kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,
ı) Sayfaların ve eklerin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır, eksikler varsa tamamlanır.
Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.
Malzemenin Birim Arşivine Devri
Madde 13- İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir.Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır.Bu sıranın tespitinde birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.
Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir.Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.
Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme
Madde 14- Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerde muhafaza edilir.
Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Madde 15- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır.Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.
Taşra ve yurt dışı birim arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır.
Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi
Madde 16- Bakanlık birimlerinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.
Birim Arşivinden Yararlanma
Madde 17- Birimlerce, gerektiğinde, yerinde görülmek veya incelenmek üzere dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir.
Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonucunda iade edilir.
Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 18- Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz.Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır.Ancak, Bakanlık taşra ve yurt dışı kuruluşlarında ayıklama ve imha işlemleri bu Yönetmeliğin 22 nci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.
Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması
Madde 19- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır.
Kurum Arşivine Devretme
Madde 20- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyleri ile kurum arşivine devredilir.
Kurum Arşivi İşlemleri
Uygunluk Kontrolü
Madde 21- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir.Eksikleri varsa 12 inci maddede gösterilen biçimde tamamlanır.
Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 22- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri bu Yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır.
24 üncü maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, Kurum arşivinde muhafazasına gerek görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.
Damgalama
Madde 23-Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Kültür ve Turizm Bakanlığı Arşivi” damgası ile damgalanır. Damga, evrakın, önyüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.
Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnif ve Yerleştirilmesi
Madde 24-Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir.Bu tasnif işleminin esası, arşivlere devredilen fonların, bütünlüklerine bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.
Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendine ait olan evrakı bir araya getirilir.
Tasnif işlemleri şu sırayı takip eder.
a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır.Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.
Ayırıma işlemi, Bakanlığın genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır.
Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.
b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli yapılır.
c) Ayrımı yapılan evrak ve belgelerden, konu ve işlemi itibariyle aidiyeti aynı olanlar ekleri ile birlikte bir araya getirilir.
Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve belgelerden ayrılmaz, bu tür evrak asıl evrak ve belge ile birlikte ele alınır.
Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanımlarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evraklar birden başlamak üzere sıra numarası alır.Evrakın ekleri kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.
d) Daha sonra birimleri tespit edilmiş olan evrak ve belge, kendi içerisinde (gün, ay ve yıl) sırasına göre kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken aşağıdaki hususlar göz önüne alınır:
1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır.Birden fazla eki bulunan evrak ve belgenin kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.
2) Üzerinde yalnızca “ay” ı olup, günü belli olmayan evraklar sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konur.
3) Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler, Miladi tarihe çevrilerek alınır.
4) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde tahmini tarihlemesi yapılan evraklarda ait oldukları yılın, ay’ı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur.Tahmini tarihleme kaydı köşeli parantez içerisinde gösterilir.
e) Ayırma neticesinde arşiv malzemesinin ait olduğu Daire Başkanlığına kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (Ek:1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında “Alt Birim Kodu”’na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” veya “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalem ile doldurulur.
“Kutu Numarası “ bölümünde, evrak ve belgenin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.
“Dosya Numarası” bölümüne, bir kutuda yer alan dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.
“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır.Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır.”Arşiv Yer Damgası”,aidiyet ve bütünlüğün sağlanması bakımından evrakın eklerine de basılır.
Kodlamada, “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri, kurşun kalemle doldurulur.Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.
f) Her bir dosya gömleği içerisine o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek :2) konacaktır.
g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerim dosyalar içerisine yerleştirileceği kutuların veya klasörlerin, sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlanmanın “Evrak sıra numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir.Bu etiketlerde (Ek :3), “Dosya numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaralarıyla, ayrıca “İşlem yılı “yazılır.Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerine de kodlanmanın “Dosya sıra numarası” dahil, “İşlem yılı “ kaydedilir.
Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve belge için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde “İşlem yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve belgenin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir.Bunun için “İşlem yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.
h) Kutulara verilecek sıra numaraları, seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir.Dosya sıra numaraları ise, yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.
ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır.Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün mahiyeti hakkında özeti çıkartılıp fişlenir.
i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.
j)Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek :4) (veya Klasörlere )konmuş olarak, gerekli şartlara haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde düzenlenir.
Bu düzenleme, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözler de ise yukarıdan aşağı doğru teselsül eden bir süre dahilinde hareket edilir.
Yerleştirme işlemi, arşivi deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem ,her raf grubu için aynen tekrarlanır.
Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.
Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film,fotoğraf,plak,ses ve görüntü bandı vb.) tasnifi,değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.
Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi
Madde 25- Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD,disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.
Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.
Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi
Madde 26-Kurum elinde bulunan arşiv malzemesinin Kurum arşivinde bekletilme ve saklanma süresi,birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.
Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması,Kataloglarının Hazırlanması
Madde 27-Kurum arşivindeki arşivlik malzemesinin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır ve katalogları hazırlanır.
Kurum Arşivinden Yararlanma
Madde 28-Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 9,10 ve 17 nci madde hükümleri saklıdır.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi
Madde 29-Kurum arşivi ile taşra ve yurt dışı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu” (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.
Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.
Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi
Madde 30-Aynı tür arşiv malzemesi,aynı forma kaydedilir.Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde ,her biri için ayrı bir form düzenlenir.
Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;
a) “Birimi” bölümüne,arşiv malzemesini devreden birimin adı,
b) “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı,damga vb. olduğu,
c) “İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,
d) “Teşkilat kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırayla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de , kutu ve dosya numarası,
e) “Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,
f) “İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,
g) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,
h) “Gizlilik derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.),
ı) “ Konusu” bölümüne, evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,
i) “Adedi” bölümüne ,dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adedi,
j) “Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,
k) “Evrak sıra numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası,yazılır.
DÖRDÜNCÜ KISIM
Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme,
Ayıklama ve İmha Komisyonları
İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme
Madde 31- Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile her hangi bir davaya konu olan malzeme, 32 nci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış olsalar dahi, malzemelerde belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.
İmha Edilecek Malzeme
Madde 32-İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir;
1)Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,
2)Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,
3) Resmi veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç),
4) Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen, genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri ) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,
5) Bilgi toplamak amacı ile yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları)
6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,
7) Esasa taalluk etmeyip sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmaları,
8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,
9) Ünite , daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan ilgili ünite, daire , kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,
10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadıyla gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütaalaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri ,
11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap ve broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı ,
12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,
13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazışmalarının fazla kopyaları,
14)Çalışma raporlarının fazla kopyaları,
15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,
16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, beli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, hbar ve şikayetler,
18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,
19) Personel devam defter ve çizelgeler, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları ve hasta sevk formları ,
20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları ve imtihan kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,
21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış(hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar,
22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,
23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,
24) Davetiyeler,bayram tebrikleri ve benzerleri,
25) İstifade edilmesi,onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,
26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup,değersiz oldukları takdir edilenler ile,
27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda zamanla kendiliğinden yeniden teşekkül eden evrak ve belge ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,
İmhasına, Bakanlık bünyesinde kurulacak “Ayıklama İmha Komisyonları “’nca karar verilir. Gerektiğinde bir örnek saklanmak suretiyle yukarıda sayılan malzemeler tür ve yıllarını gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutulabilir.
Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha
Madde33-Bakanlık elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Kurum Arşivince yapılır.Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemelerin ayıklanmasına öncelik verilir.
Kurum Arşivi ayıklama ve imha komisyonları çeşitli sebeplerle,zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Kurum Arşivine intikal ettirirler.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili
Madde 34- Kurum Arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amiri veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak beş kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur.Bakanlık bünyesinde kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumlularıda bu komisyona tabi üye olarak katılırlar.
Taşra ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak beş veya dört kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde bu komisyonun en az üç kişiden teşkil olunur.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları
Madde 35- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak bu Yönetmeliğin 39 uncu madde hükümleri saklıdır.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları
Madde 36- Ayıklama ve imha komisyonları her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.
Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.
Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.
İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili Komisyonlarca yenide gözden geçirilebilir.
BEŞİNCİ KISIM
İmha İşlemleri
Ayıklama ve Tasnif
Madde 37- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.
İmha Listesinin Düzenlenmesi
Madde 38- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birimi yılı, mahiyeti aidiyeti, içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması
Madde 39- Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Bakanın onayını müteakip kesinlik kazanır.
Taşra ve yurt dışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili birimin en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.
İmha Şekilleri
Madde 40- İmha aşağıdaki esaslara göre yapılır.
İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanmak üzere değerlendirilir.
Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması
Madde 41- İmha edilecek malzemeden iğne,raptiye,tel gibi madeni kısımlar ve karbon kağıtları ayıklanır.Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.
İmha Tutanağı
Madde 42-İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme
Madde 43- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları,bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.
Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi
Madde 44-Bakanlık elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilir.
Faaliyet Raporu
Madde 45-Bakanlık, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ”ekinde yer alan “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.
Yürürlükten Kaldırma
Madde 46- 29.07.1989 tarihli ve 20236 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Mülga Kültür Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği ile 14.05.1990 tarihli ve 20518 sayılı resmi gazetede yayımlanan Mülga Turizm Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
Madde 47- Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 48- Bu Yönetmelik hükümlerini Kültür ve Turizm Bakanı yürütür.